Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Prif ddibenion Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) yw hyrwyddo llywodraeth leol well, ei henw da a chefnogi awdurdodau i ddatblygu polisïau a blaenoriaethau a fydd yn gwella gwasanaethau cyhoeddus a democratiaeth.

Mae'n cynrychioli'r 22 awdurdod lleol yng Nghymru ac mae'r tri awdurdod tân ac achub ac awdurdodau'r tri pharc cenedlaethol yn aelodau cyswllt.

Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Tŷ Llywodraeth Leol

Rhodfa Drake

Caerdydd CF10 4LG

029 2046 8600 | www.wlga.cymru

@WelshLGA

Rhwydwaith Penaethiaid Caffael Llywodraeth Leol Cymru

Mae’r rhwydwaith Penaethiaid Caffael yn grŵp o swyddogion sy’n cael ei hwyluso gan CLlLC. Mae’r aelodau’n cynnwys swyddog arweiniol enwebedig o bob sefydliad sy’n rhan o’r Gymdeithas. Mae’r rhwydwaith yn cefnogi caffael cydweithredol a rhannu arfer da wrth gaffael.

Cyhoeddwyd: Ebrill 2019

Hawlfraint: Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

ISBN:

Cynnwys:

Rhif Tudalen

Cefndir                                                                                              4

Pwrpas y papur briffio hwn                                                                   4     

Egwyddorion allweddol                                                                         4

Y camau nesaf                                                                                    7

Manylion cyswllt                                                                                 7

Cefndir

Ym mis Medi 2018, cyhoeddodd Prif Weinidog Cymru ddatganiad ysgrifenedig a thrwy hwnnw cafodd Llywodraeth Leol wybod y byddai’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (GCC) yn dod i ben ar ei ffurf bresennol.

Mae cynrychiolwyr Llywodraeth Cymru (LlC) wedi rhoi gwybod i ni am eu bwriad i ffurfio corff contractio cenedlaethol llai a fyddai’n gweithredu o fewn LlC. Maent wedi cyflwyno cynnig lle byddent yn cadw 33 o’r 61 contract y byddai Awdurdodau Lleol fel arfer yn eu defnyddio, gan roi 28 yn ôl i Lywodraeth Leol i’w cyflawni gydag awgrym y gallai 6 gael eu cyflawni trwy drefniadau cydweithredol presennol sydd wedi’u sefydlu ac sy’n cael eu rheoli y tu allan i Gymru. Bwriedir y byddai’r newidiadau hyn yn weithredol o Ebrill 2020 ymlaen.

Mewn ymateb yng nghyfarfod rhwydwaith y Penaethiaid Caffael ar 23 Ionawr 2019, cytunwyd bod angen i Awdurdodau Lleol ar draws Cymru benderfynu ar y cyd ar y strategaeth at y dyfodol a’r trefniadau darparu ar gyfer caffael cydweithredol i Lywodraeth Leol yng Nghymru. I ddatblygu hyn, penderfynwyd cynnal gweithdy wedi’i hwyluso’n fewnol. Cynhaliwyd y gweithdy hwn ar 14 Mawrth 2019.

Pwrpas y papur briffio hwn

Mae’r papur briffio hwn yn rhoi crynodeb o’r egwyddorion allweddol y cytunwyd arnynt gan gynrychiolwyr y rhwydwaith a oedd yn y gweithdy. Bwriedir i’r papur briffio gael ei ddefnyddio i rannu’r egwyddorion allweddol hyn gyda budd-ddeiliaid allweddol o fewn sefydliadau’r rhwydwaith i bennu:

· Lefel y gefnogaeth ar gyfer yr egwyddorion allweddol yn y sefydliadau sy’n aelodau o’r rhwydwaith

· Unrhyw ymholiadau/pryderon sydd gan sefydliadau sy’n aelodau o’r rhwydwaith

Y bwriad yw trafod yr adborth yng nghyfarfod nesaf y rhwydwaith sydd i’w drefnu at fis Mehefin 2019.

Er bod trafodaethau’n parhau i gael eu cynnal gyda LlC, mae wedi’i egluro bod datblygu a gweithredu’r model hwn yn ddibynnol ar gytundeb ymysg sefydliadau sy’n aelodau o’r rhwydwaith.

Egwyddorion allweddol

1. Rhaid i drefniadau newydd gefnogi buddsoddiad ym mhrosesau caffael Llywodraeth Leol i ddarparu ar gyfer cenedlaethau’r dyfodol

Ers ffurfio’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (GCC) mae’r cyfnod hir o gyni ariannol wedi lleihau capasiti, gwybodaeth ac arbenigedd sydd ym mhrosesau caffael Llywodraeth Leol. Mae Llywodraeth Leol yn gwario £3.6 biliwn y flwyddyn ar nwyddau, gwasanaethau a gwaith gan drydydd partïon ac yn ogystal â sicrhau bod y gwariant hwn yn cael ei reoli’n effeithlon, yn effeithiol ac yn gydymffurfiol, mae disgwyl cynyddol hefyd am werth ychwanegol sy’n gallu cael ei ddarparu er lles cenedlaethau’r dyfodol ac i ddatblygu’r economi sylfaenol.Os yw Llywodraeth Leol am fod yn gyfrifol am waith caffael cydweithredol a gwneud y mwyaf o gyfleoedd i sicrhau effeithlonrwydd ac arbedion a chyflawni disgwyliadau polisi ehangach, mae’n rhaid buddsoddi mewn capasiti a galluogrwydd.

2. Dylai gwaith caffael cydweithredol Llywodraeth Leol ar draws Cymru gael ei gydlynu trwy rwydwaith Penaethiaid Caffael CLlLC

Ers cau Consortiwm Prynu Cymru ar 31 Mawrth 2016, y rhwydwaith yw’r unig fforwm i Gymru gyfan sy’n cefnogi caffael cydweithredol a rhannu gwybodaeth ymysg Llywodraeth Leol. Cytunwyd y dylid cadw’r rhwydwaith hwn a’i ddefnyddio i gydlynu gweithgarwch caffael cydweithredol a rhannu gwybodaeth ar draws Llywodraeth Leol yng Nghymru a gyda’r sector cyhoeddus ehangach, gan gynnwys Llywodraeth Cymru.

3. Y rhwydwaith i ddatblygu a bod yn ‘berchen’ ar Gynllun Canfod Cymru Gyfan i Lywodraeth Leol a Blaengynllun Contractau

I sicrhau y cydlynir contractio cydweithredol yn effeithiol ar draws Cymru, cytunwyd bod angen Cynllun Canfod i Lywodraeth Leol. Byddai hwn yn cael ei ddefnyddio i bennu a ddylid rhoi contractau a’u rheoli ar lefel genedlaethol, rhanbarthol, is-ranbarthol neu leol ac a ddylent fod yn benodol ar gyfer Llywodraeth Leol neu’n rhai traws-sector. Byddai hefyd yn pennu pwy fyddai’n gyfrifol am ei gyflawni. Bydd y rhwydwaith yn ystyried cynigion LlC yn rhan o’r gwaith sy’n cael ei wneud i ddatblygu’r Cynllun Canfod a’r Blaengynllun Contractau cychwynnol.

Er bod disgwyl i’r Cynllun Canfod gynrychioli barn y mwyafrif, derbynnir y gallai Awdurdodau Lleol unigol fod â rhesymau dilys dros fynd ar ôl dull arall i ganfod contractau. Os felly, byddai’n cael ei adlewyrchu yn y Cynllun Canfod.

4. Llywodraeth Leol i gyflawni contractau cydweithredol trwy dri Grŵp Cyflawni Rhanbarthol

Er mwyn i Lywodraeth Leol gyflawni contractau cydweithredol, roedd y rhwydwaith yn amlwg yn ffafrio sefydlu trefniadau cyflawni rhanbarthol gan ei fod yn credu y byddai hyn yn:

· Cefnogi symud tuag at strategaeth canfod â ffocws rhanbarthol/lleol a allai helpu i gyflawni gofynion busnesau lleol yn well a datblygu a defnyddio cadwyni cyflenwi rhanbarthol/lleol,

· Ategu blaenoriaethau datblygu economaidd rhanbarthol, mentrau cenedlaethau’r dyfodol a datblygu economi sylfaenol, a

· Symleiddio trefniadau sefydliadol.

Trafodwyd a chefnogwyd y model a ddangoswyd, a fyddai’n golygu ffurfio tri Grŵp Cyflawni Rhanbarthol.

O ran ffiniau’r Grwpiau Cyflawni Rhanbarthol, cytunwyd mai eu sefydlu ynghlwm â rhanbarthau datblygu economaidd a Bargeinion Dinesig fyddai orau, a  Phowys a Ceredigion yn gweithio gydag un neu fwy o’r grwpiau cyflawni rhanbarthol yn hytrach na sefydlu un ar gyfer Canolbarth Cymru.

Mae Ceredigion eisoes wedi mynegi dymuniad i fod yng Ngrŵp Cyflawni De-orllewin Cymru ond efallai y bydd Powys, oherwydd ei maint a’i lleoliad, yn dymuno bod mewn mwy nag un.

Cydnabuwyd y byddai’r penderfyniad ar gyfer trefniadau ar lefel genedlaethol, ranbarthol neu leol angen ei wneud yn ôl rhinweddau’r achos i sicrhau ein bod yn osgoi un dull i bawb a phopeth. Byddem yn disgwyl i’r timau cyflawni rhanbarthol gydweithredu ac i dimau rhanbarthol gyflawni contractau cenedlaethol os oedd cred mai dyna oedd fwyaf priodol.

5. Lle bo hynny’n briodol, byddai gwaith cyflawni contractau’n cael ei neilltuo a’i gyflawni trwy Ganolfannau Arbenigedd Rhanbarthol ar Gategorïau gyda hyblygrwydd i ddarparu contractau Cymru gyfan lle bo hynny’n briodol

Dan hen drefniadau Consortiwm Prynu Cymru, roedd gwaith cyflawni contractau’n cael ei neilltuo i Awdurdodau Lleol ar sail ad hoc. Dan y model cyflawni arfaethedig newydd, ffefrir i gontractau gael eu cyflawni trwy Ganolfannau Arbenigedd Rhanbarthol sy’n Canolbwyntio ar Gategorïau gan y byddai hyn yn darparu llawer o arbenigedd a gwybodaeth o gategori penodol i dîm cyflawni Awdurdod Lleol. Byddai cwmpas a dyraniad y canolfannau arbenigedd posib’ hyn yn cael ei ystyried yn rhan o ddatblygiad Cynllun Canfod i Lywodraeth Leol.

6. Byddai contractau’n parhau i gynnwys ardoll a fyddai’n cael ei defnyddio ar gyfer cadw a thyfu capasiti ac arbenigedd caffael o fewn Llywodraeth Leol

Ystyriodd y rhwydwaith nifer o fodelau adnoddau/cyllid. Roedd hen Gonsortiwm Prynu Cymru wedi gweithredu ar fodel cytbwys i’r ddwy ochr, ond cydnabyddid bod y lleihad o ran capasiti caffael mewn Llywodraeth Leol dros y 5 mlynedd ddiwethaf yn golygu na fyddai adnodd i gyflawni ar y sail hon. Trwy gadw’r ardoll a roddid ar gontractau’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol cyfredol, cydnabyddid y byddai hyn yn ffrwd refeniw y gellid ei defnyddio i gadw ac, o bosib’, ariannu i recriwtio adnodd ychwanegol a allai hefyd gefnogi mentrau i annog doniau newydd fel prentisiaid a rhaglenni lleoli myfyrwyr.

7. Byddai’r ardoll yn cael ei rheoli ar sail llyfr agored a byddai’r hyn sydd dros ben yn cael ei ddefnyddio i ddatblygu categori

Roedd ffafriaeth gref i’r model ardoll, ar sail llyfr agored h.y. ni fyddai’r awdurdod contractio ond yn cadw’r ardoll yn seiliedig ar y lefel o adnodd, a bennid ymlaen llaw, yr oedd ei hangen er mwyn cyflawni a rheoli.Yn ogystal â sicrhau bod digon o adnoddau ar gael, byddai’n caniatáu i unrhyw ardoll ychwanegol gael ei defnyddio i gefnogi mentrau sy’n gysylltiedig â chategori, gan gynnwys gwella gallu defnyddwyr a mentrau ar gyfer cenedlaethau’r dyfodol.

Y camau nesaf

Yn y gweithdy ar 13 Mawrth, cytunwyd y byddai’r papur briffio hwn yn cael ei baratoi i grynhoi’r prif egwyddorion y gallai cynrychiolwyr y rhwydwaith eu defnyddio mewn sesiynau briffio i uwch-swyddogion/aelodau yn ôl yr angen. Mae’r papur briffio hefyd wedi cael ei rannu â chynrychiolwyr Llywodraeth Cymru i hwyluso trafodaethau sydd ar fynd i sicrhau ein bod yn symud i’r un cyfeiriad o ran gweithgarwch caffael cydweithredol yn y dyfodol.

Bydd adborth y sefydliadau sy’n aelodau o’r rhwydwaith yn cael ei ystyried yn ffurfiol yn ein cyfarfod nesaf ddiwedd Mehefin 2019. Er hynny, byddem yn annog i bryderon penodol gael eu rhannu ymlaen llaw fel y gallwn ystyried ymateb.Mae’r Cadeirydd ac arweinydd caffael CLlLC hefyd wedi ymrwymo i ymgysylltu’n uniongyrchol â’r sefydliadau yn ôl yr angen.

Yn dilyn y cyfarfod rhwydweithio ym mis Mehefin, ein bwriad ar hyn o bryd yw cyflwyno adroddiad i gyfarfod cyfleus nesaf Cymdeithas Trysoryddion Cymru ac yna i Fwrdd Gweithredol CLlLC yn [dyddiad].

Yn y cyfamser, mae is-grŵp o’r rhwydwaith yn dechrau datblygu Cynllun Canfod i Lywodraeth Leol a Blaengynllun Contractau Cymru Gyfan a fydd yn cael eu defnyddio ar gyfer trafodaethau ar ffurfio Grwpiau Cyflawni Rhanbarthol a’r model ardollau arfaethedig.

Manylion Cyswllt:

Hwylusydd: Richard Dooner, Rheolwr Rhaglen, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.

Ffôn: 07789371418 

E-bost: Richard.dooner@wlga.gov.uk

Cadeirydd: Steve Robinson, Rheolwr Gweithredol, Pennaeth Comisiynu a Chaffael, Adnoddau – Comisiynu a Chaffael, Cyngor Dinas Caerdydd

Ffôn:029 2087 3743

E-bost:s.robinson@caerdydd.gov.uk

Is-gadeirydd: Ian Evans, Rheolwr Caffael a Gwybodaeth, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili

Ffôn: 01443 863157 
E-bost: evansi1@caerffili.gov.uk